Jak to się robi w praktyce

Metoda 1: Własny szablon „Proforma-Rechnung”

Tworzysz dokument w Wordzie, Excelu, PDF lub innym edytorze.
Nie numerujesz go jako faktura!

Wyraźnie zaznaczasz, że to „Proforma-Rechnung”, np. w nagłówku.

Zawierasz:

Twoje dane + dane klienta,

datę,

opis towarów/usług,

kwoty netto i brutto,

stawki VAT (jeśli stosujesz VAT),

informację o numerze konta bankowego,

klauzulę, że to nie jest faktura w rozumieniu §14 UStG.

Przykładowy nagłówek:

PROFORMA-RECHNUNG

(Dieses Dokument stellt keine Rechnung gemäß §14 UStG dar)

Metoda 2: Stwórz „Angebot” z dodatkowymi informacjami

W wielu programach jak Lexoffice, sevDesk, Billomat, Debitoor itp. możesz wystawić Angebot (ofertę).

Możesz do niego dodać numer konta bankowego, termin płatności itp.

Nazwij dokument np.:

Angebot / Vorauszahlungsanforderung

I dodaj tekst typu:

Dies ist keine Rechnung im Sinne des §14 UStG. Eine rechtsverbindliche Rechnung wird nach Zahlungseingang erstellt.

Metoda 3: Oznacz zwykłą fakturę jako „zaliczkową” (Abschlagsrechnung)

Jeśli chcesz otrzymać zaliczkę lub zapłatę przed dostawą, to:

Możesz wystawić fakturę zaliczkową (Abschlagsrechnung) – ta już jest fakturą VAT.

Później, po realizacji usługi lub dostawy, wystawiasz końcową fakturę (Schlussrechnung), która rozlicza zaliczkę.

W wielu branżach (np. budowlanka, consulting) to standard!

Co robi większość firm?

- Używają niestandardowego szablonu nazwanego "Proforma", generowanego np. z Excela lub jako PDF z CRM.

- Często wystawiają Angebot z dodatkowymi informacjami o płatności, a potem – po przelewie – fakturę końcową.

- Nie zapisują „proformy” w systemie księgowym – traktują to jako dokument pomocniczy, niepodlegający VAT.

Jak to mówią w Niemczech: „Was nicht im Gesetz steht, kann trotzdem funktionieren – wenn man's klug macht.”